Muchas consultoras agiles, muchos Agile Coach y sobre todo muchos clientes (quienes en su mayoría de veces contratan Agile Coach externos) se preguntan: ¿Cuantos Equipos Agiles puede acompañar un Agile Coach?
Aclaración: Un Equipo Agile (llamados células o squad en algunos casos), puede ser un equipo que usa Scrum, un Equipo que usa Kanban, o una mesa de descubrimiento de producto o innovación que usa un mix de técnicas o frameworks.
En este post, daremos un referencia de como nosotros hacemos estos cálculos:
Primero se debe de calcular la complejidad del equipo Agile, para esto nosotros usamos Tuckman y cuatro niveles, Forming, Storming, Norming y Performing
La formula que determina el nivel de madurez en el que está el equipo, es:
Nivel de Madurez = 30% (Assessment Metodologico) + 30% (Resultado de Métricas) + 40% (Nivel de Madurez del Scrum Master o Guardian de Kanban)
Luego se estudio y evaluó, cuanto dedicación en dos semanas (1 Sprint para nosotros) un Agile Coach le da a un equipo para subirlo de nivel, y esto son los valores:
Para un equipo en:
Forming : dedicación de 8 horas cada dos semanas.
Storming: dedicación de 5 horas cada dos semanas.
Norming: dedicación de 3 horas cada dos semanas.
Performing: dedicación de 2 horas cada dos semanas.
Adicional contabilizando las actividades que hace un Agile Coach de equipos dentro de un acompañamiento es:
80% Acompañamiento a equipos, 15% Actividades del CoE Agile (Equipo de Transformación), 5% Mejora continua (Espacios de aprendizaje)
ese 80% de Acompañamiento en 1 sprint de 2 semanas, se traduce en 64 horas laborales.
Entonces la formula planteada para determinar la cantidad de equipos que puede Acompañar un Agile Coach es:
Capacidad Total de Acompañamiento (max. 64 horas) = Sumatoria de las horas de acompañamiento según su nivel de madurez + Sumatoria de horas de transición entre equipos.
siendo la Sumatoria de horas de transición entre equipos = 1.15 horas x Número de equipos. Y en estas 1.15 horas, se realizan actividades de desplazamiento, registro de bitácora, preparación de dinámicas, revisión del backlog de retrospectivas, etc.
Pongamos el caso 1:
Si se le pregunta a un Agile Coach si puede acompañar a 7 equipos en Forming (recién creados), usaría la formula de la siguiente manera:
Capacidad de 64 horas >= (7 equipos x 8 horas) + (1.15 horas x 7 equipos)
Capacidad de 64 horas >= 64.05 horas (Aceptable e ideal)
caso 2:
Si se le pregunta a un Agile Coach si puede acompañar a 15 equipos en Forming (recién creados), usaría la formula de la siguiente manera:
Capacidad de 64 horas >= (15 equipos x 8 horas) + (1.15 horas x 15 equipos)
Capacidad de 64 horas >= 137 horas (No Aceptable, la única forma es priorizar los equipos que en ese Sprint se desea se acompañe, y la evolución de esos 15 equipos es muy lenta)
caso 3:
Si se le pregunta a un Agile Coach si puede acompañar a 5 equipos en Forming, 4 en Storming, 3 en Norming y 1 en Performing , usaría la formula de la siguiente manera:
Capacidad de 64 horas >= (5 equipos x 8 hora + 4 x 5 + 3 x 3 + 1 x 1) + (1.15 horas x 13 equipos)
Capacidad de 64 horas >= 85 horas(Aceptable, pero sin ningún aporte al CoE, ni a la mejora continua del Agile Coach, riesgo de sobre esfuerzo y desmotivación del Agile Coach)
caso 4:
Si se le pregunta a un Agile Coach si puede acompañar a 30 equipos en Performing (muy evolucionados), usaría la formula de la siguiente manera:
Capacidad de 64 horas >= (20 equipos x 2 hora) + (1.15 horas x 20 equipos)
Capacidad de 64 horas >= 63 horas (Aceptable e ideal)
Con esta formula los límites de un Agile Coach que manejamos son de 7 Equipos en Forming o 20 Equipos en Performing, y sus combinaciones.
También recomendamos que para cada nivel de madurez, el abordaje y comportamiento del Agile Coach sea distinto, pueden verlo en este link: https://joseleerazuri.blog/2017/08/06/modelo-tuckman-modelo-de-madurez-de-equipos-y-las-competencias-de-un-agile-coach/
Esto nos ayudó mucho a poder estimar la cantidad de Agile Coach que se necesitan para Acompañar una Transformación Agile, dependiendo de su estimado de equipos actuales y proyectados.
Con el aporte de Carlos Arturo Quiroga tenemos esta calculadora coaching – equipos en excel, para realizar estos cálculos
Foto de los Agile Coaches, quienes son mis compañeros de batalla y aportaron a definir estas formulas.
Clic en la imagen para mas información para las próximas fechas ====>>>
Buena aproximación, bastante analítica, riesgosa e ideal. Tiempo dedicado a la observación de la madurez del equipo? Que pasa si en un equipo cambia un miembro?
Seria bueno agregar un porcentaje de horas a los aspectos VUCA
Hola Carlos, para responderte: nosotros usamos Assessment que tienen una cadencia (periodicidad) de ejecución, y dependiendo de los resultados se toman las acciones, es decir si cambia un miembro del equipo, y al evaluar los assessment, no cambia nada, pues se interpreta que la madurez del equipo se mantiene, saludos.
Wow, entiendo, el assessment lo realiza el coach? el tiempo para realizarlo?
Con que frecuencia se ejecuta el assessment? como se sienten los equipos cuando les haces assessment periódico? Los equipos desean que el assessment se haga? Como manejan la medición de cara al propósito del equipo?
Si el Assessment lo realiza el Coach, pero su par, como un pair review, toma 2 horas en hacerlo, y el de equipo y de Scrum master se hace cada PI (3 meses), los equipos no lo solicitan, pero tampoco se niegan a que se corran los assessment, esto les da su oportunidad de mejora.
Hola! Esto es experimental o hay libros donde se respalde este cálculo?
Hola Rodrigo, es Experimental, pero ya hay dos de las consultoras mas grandes en Agilidad que usaron esta formular para vender sus servicios 🙂
Súper buen aporte te voy a compartir en mis redes citandote