Muchas consultoras agiles, muchos Agile Coach y sobre todo muchos clientes (quienes en su mayoría de veces contratan Agile Coach externos) se preguntan: ¿Cuantos Equipos Agiles puede acompañar un Agile Coach?

Aclaración: Un Equipo Agile (llamados células o squad en algunos casos), puede ser un equipo que usa Scrum, un Equipo  que usa Kanban, o una mesa de descubrimiento de producto o innovación que usa un mix de técnicas o frameworks.

En este post, daremos un referencia de como nosotros hacemos estos cálculos:

Primero se debe de calcular la complejidad del equipo Agile, para esto nosotros usamos Tuckman y cuatro niveles, Forming, Storming, Norming y Performing

La formula que determina el nivel de madurez en el que está el equipo, es:

Nivel de Madurez = 30% (Assessment Metodologico) + 30% (Resultado de Métricas) + 40% (Nivel de Madurez del Scrum Master o Guardian de Kanban)

Luego se estudio y evaluó, cuanto dedicación en dos semanas (1 Sprint para nosotros) un Agile Coach le da a un equipo para subirlo de nivel, y esto son los valores:

Para un equipo en:

Forming : dedicación de 8 horas cada dos semanas.

Storming: dedicación de 5 horas cada dos semanas.

Norming: dedicación de 3 horas cada dos semanas.

Performing: dedicación de 1 horas cada dos semanas.

 

Adicional contabilizando las actividades que hace un Agile Coach de equipos dentro de un acompañamiento es:

80% Acompañamiento a equipos, 15% Actividades del CoE Agile (Equipo de Transformación), 5% Mejora continua (Espacios de aprendizaje)

ese 80% de Acompañamiento en 1 sprint de 2 semanas, se traduce en 64 horas laborales.

Entonces la formula planteada para determinar la cantidad de equipos que puede Acompañar un Agile Coach es:

 

Capacidad Total de Acompañamiento (max. 64 horas) = Sumatoria de las horas de acompañamiento según su nivel de madurez + Sumatoria de horas de transición entre equipos.

siendo la Sumatoria de horas de transición entre equipos = 1.15 horas x Número de equipos. Y en estas 1.15 horas, se realizan actividades de desplazamiento, registro de bitácora, preparación de dinámicas, revisión del backlog de retrospectivas, etc.

 

Pongamos el caso 1:

Si se le pregunta a un Agile Coach si puede acompañar a 7 equipos en Forming (recién creados), usaría la formula de la siguiente manera:

Capacidad de 64 horas >=  (7 equipos x 8 horas) + (1.15 horas x 7 equipos)

Capacidad de 64 horas >= 64.05 horas (Aceptable e ideal)

 

caso 2:

Si se le pregunta a un Agile Coach si puede acompañar a 15 equipos en Forming (recién creados), usaría la formula de la siguiente manera:

Capacidad de 64 horas >=  (15 equipos x 8 horas) + (1.15 horas x 15 equipos)

Capacidad de 64 horas >= 137 horas (No Aceptable, la única forma es priorizar los equipos que en ese Sprint se desea se acompañe, y la evolución de esos 15 equipos es muy lenta)

 

caso 3:

Si se le pregunta a un Agile Coach si puede acompañar a 5 equipos en Forming, 4 en Storming, 3 en Norming y 1 en Performing , usaría la formula de la siguiente manera:

Capacidad de 64 horas >=  (5 equipos x 8 hora + 4 x 5 + 3 x 3 + 1 x 1) + (1.15 horas x 13 equipos)

Capacidad de 64 horas >= 85 horas(Aceptable, pero sin ningún aporte al CoE, ni a la mejora continua del Agile Coach, riesgo de sobre esfuerzo y desmotivación del Agile Coach)

 

caso 4:

Si se le pregunta a un Agile Coach si puede acompañar a 30 equipos en Performing (muy evolucionados), usaría la formula de la siguiente manera:

Capacidad de 64 horas >=  (30 equipos x 1 hora) + (1.15 horas x 30 equipos)

Capacidad de 64 horas >= 64.5 horas (Aceptable e ideal)

 

Con esta formula los límites de un Agile Coach que manejamos son de 7 Equipos en Forming o 30 Equipos en Performing, y sus combinaciones.

 

También recomendamos que para cada nivel de madurez, el abordaje y comportamiento del Agile Coach sea distinto, pueden verlo en este link: https://joseleerazuri.blog/2017/08/06/modelo-tuckman-modelo-de-madurez-de-equipos-y-las-competencias-de-un-agile-coach/

 

Esto nos ayudó mucho a poder estimar la cantidad de Agile Coach que se necesitan para Acompañar una Transformación Agile, dependiendo de su estimado de equipos actuales y proyectados.

 

Con el aporte de Carlos Arturo Quiroga tenemos esta calculadora coaching – equipos en excel, para realizar estos cálculos

 

Foto de los Agile Coaches, quienes son mis compañeros de batalla y aportaron a definir estas formulas.

 

 

Reconocimiento al Equipo:

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