En este post voy a compartirles el aprendizaje que hemos tenido Alineando la estrategia con OKRs, y lo que nos pasó ejecutando el 1er paso en la implementación de OKRs, buscando alinear los objetivos organizacionales con los departamentales .
La organización se basó en el plan estratégico 2020, para consolidarlo en 3 Objetivos Organizaciones y sus Resultados Claves correspondientes.
Este hito no fue muy complicado para la organización, ya que el plan estratégico tenía el detalle suficiente para convertirlo en los OKRs Organizaciones.
Pero se tenía que dar el 1er paso, Alineando la estrategia con OKRs Organizaciones con los OKRs Departamentales, para esto se realizó un Workshop de 6 horas, con 100 líderes de la Organización (Vicepresidentes, Directores y Gerentes).
El objetivo buscado era alinear el nivel 1 (OKRs de las Vicepresidencias con los OKRs Organizacionales), mapear sus iniciativas claves, así como sus dependencias entre ellas.
Previo al Workshop:
- Para la organización no era nuevo el tema de los OKRs, así que no se tuvo que realizar una capacitación.
- Analizamos el Plan Estratégico 2020 para poder diseñar la dinámica.
- Se le pidió a todas las Vicepresidencias que lleven al Workshop su plan interno y sus iniciativas claves.
- Se entrenaron Facilitadores metodológicos con la dinámica diseñada.
- Se capacitaron Facilitadores de negocio para que propicien la alineación entre las Vicepresidencias y el mapeo de las dependencias.
- Los inputs principales del Workshop fueron, el Plan Estratégico 2020 y los OKRs Organizacionales 2020.
Ejecución del Workshop:
- Se inicio el evento mostrando el Plan Estratégico 2020 y los OKRs Organizaciones 2020 (10 min).
- Se explicó la dinámica de trabajo (20 min).
- Identificación de los OKRs de las Vicepresidencias, iniciativas. (3.5 horas)
- Mapeo de las dependencias y conversaciones inter Vicepresidencias (1 hora)
- Lectura de los compromisos (1 hora)
Post Workshop:
- Consolidación y clasificación (Desarrollos por TI, Procesos, Gestión y Operación) de las iniciativas 2020 de todas las Vicepresidencias.
- Comunicación de los OKRs Organizaciones y de OKRs de las Vicepresidencias a toda la Organización.
- Priorización y asignación presupuestal de las iniciativas por el Portafolio.
- Planificación de las iniciativas de desarrollo en el PI Planning.
Los Aprendizajes:
- Es complejo cuadrar el timing de las iniciativas claves correspondientes a los OKRs de las Vicepresidencias con el PI Planning de Desarrollo, para lograrlo se ha tenido que acortar y acomodar los ciclos del PI.
- Por la complejidad de la organización, el PI Planning pasó de realizarse de 2 días a una propuesta de realizarse durante 2 semanas.
- Que un único Workshop, era la única forma de poder alinear las Vicepresidencias con otras Vicepresidencias.
- Es muy complejo buscar una alineación organizacional, si no tienes corriendo los ciclos de desarrollo y planificación de los equipos y de TI, así como el portafolio y la distribución presupuestal.
- Se puede usar cualquier herramienta de gestión como los OKRs, pero lo más importante es tener un proceso claro del mapeo, recepción, evaluación, priorización, ejecución y revisión de las iniciativas en ciclos trimestrales.
El 2do paso es la ejecución de las iniciativas y el cascadeo de los ORKs a las Gerencias, esto lo publicaré en otro post 🙂
También pueden leer este post complementario:
http://www.lecciones-aprendidas.info/2020/08/okr-pasando-de-la-intencion-la-accion.html
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